Flynth heeft meer dan dertig locaties waar medewerkers gebruikmaken van flexibele werkplekken en vergaderruimtes. Zij willen vooraf weten waar een geschikte plek beschikbaar is en deze direct kunnen reserveren. Bij ongeveer 2.000 werkplekken en ruimtes vraagt dat om één centrale werkwijze.
Met Reflex RoomManager en Reflex Workplaces organiseert Flynth het reserveren en beheren van deze objecten. Via de systemen worden jaarlijks ongeveer 300.000 reserveringen verwerkt.
Flynth gebruikt Reflex als overkoepelende oplossing voor object booking. Medewerkers reserveren vooraf een werkplek of vergaderruimte op de gewenste locatie. De beschikbare objecten en bestaande reserveringen worden centraal bijgehouden.
Reflex werkt bij Flynth als zelfstandig reserveringssysteem. Medewerkers gebruiken dezelfde omgeving voor het zoeken en boeken van een geschikte plek, verspreid over meer dan dertig locaties. Vooral bij een organisatie van deze omvang helpt een herkenbare werkwijze om het reserveren overzichtelijk te houden.
Met het werkplek reserveringssysteem Reflex Workplaces kunnen medewerkers vooraf een werkplek reserveren. Zij zien welke plekken beschikbaar zijn en kiezen een werkplek die past bij hun planning en locatie.
Op de werkplekken zijn QR-codes aangebracht. Medewerkers scannen de QR-code om in te checken bij aankomst en weer uit te checken wanneer zij vertrekken. Zo wordt naast de reservering ook geregistreerd of een werkplek daadwerkelijk is gebruikt.
Dat onderscheid speelt een steeds grotere rol bij het beoordelen van kantoorbezetting. Een gereserveerde werkplek kan gedurende de dag leeg blijven, terwijl deze voor collega’s als bezet zichtbaar was.
Ook de vergaderruimtes worden via Reflex gereserveerd en beheerd. Zo zien medewerkers welke ruimtes beschikbaar zijn en kunnen zij vooraf een passende vergaderruimte vastleggen.
Werkplekken en ruimtes vallen binnen dezelfde centrale inrichting. Voor beheerders ontstaat daarmee een gezamenlijk overzicht van de objecten die op de verschillende Flynth-locaties worden aangeboden en gereserveerd.
In totaal gaat het om ongeveer 2.000 werkplekken en vergaderruimtes. Met circa 300.000 reserveringen per jaar is object booking bij Flynth inmiddels onderdeel van de dagelijkse werkwijze.
Tijdens het gebruik van Reflex denkt Flynth actief mee over de verdere ontwikkeling van de systemen. Een concreet voorbeeld is de mogelijkheid om voor iemand anders te reserveren.
Teamleiders kunnen daarmee werkplekken vastleggen voor meerdere teamleden. Ook individuele medewerkers kunnen een reservering voor een collega maken. Dat sluit aan op situaties waarin teams gezamenlijk naar kantoor komen of iemand de planning voor een groep verzorgt.
Bij grotere organisaties komen zulke gebruikssituaties pas goed naar voren wanneer een reserveringssysteem op veel locaties en door verschillende teams wordt gebruikt. De praktijk levert daarbij regelmatig nieuwe wensen op.
Flynth heeft ook veel input geleverd voor de ontwikkeling van Reflex Data & Insights. Dit dashboard geeft organisaties meer inzicht in reserveringen, bezetting, no-shows en daadwerkelijk gebruik.
De combinatie van reserveringsgegevens en check-ins via QR-codes maakt zichtbaar welke werkplekken worden geboekt en welke uiteindelijk zijn gebruikt. Voor facility management ontstaat daarmee aanvullende informatie over onder meer:
Bij meer dan dertig locaties kunnen die verschillen aanzienlijk zijn. De gegevens geven aanleiding om verder te kijken naar de verdeling van werkplekken en ruimtes, het gebruik per vestiging en de momenten waarop de vraag het grootst is.
Via Reflex verwerkt Flynth jaarlijks ongeveer 300.000 reserveringen voor werkplekken en vergaderruimtes. De oplossing ondersteunt circa 2.000 objecten, verspreid over meer dan dertig locaties.
De ervaringen met Reflex zijn positief. Flynth gebruikt de systemen intensief en blijft samen met het team van Reflex kijken naar verdere verbeteringen. De ontwikkeling van teamreserveringen en de bijdrage aan Reflex Data & Insights zijn daar concrete voorbeelden van.
Deel dit artikel
Deel dit artikel
Ontdek welke oplossing bij u past.
Iedere organisatie ontvangt bezoekers, reserveert ruimtes en organiseert afspraken op een andere manier. Tijdens een persoonlijke demo laten we zien hoe Reflex aansluit op uw werkwijze, systemen en locaties.
Verander taal
