Afspraken, ruimtes en werkplekken organiseren in het onderwijs
Op een gemiddelde onderwijsdag spreken studenten met begeleiders, zoeken docenten een ruimte voor overleg en werken ondersteunende medewerkers op verschillende locaties. Externe bezoekers melden zich ondertussen voor een afspraak.
Een student plant online een afspraak en meldt zich bij aankomst, terwijl andere studenten en medewerkers een vrije overleg- of projectruimte zoeken. Reflex ondersteunt deze processen met oplossingen voor afspraken, digitale aanmelding en het reserveren van ruimtes, werkplekken en gedeelde voorzieningen. Zo werkt u op verschillende locaties, faculteiten en campussen vanuit één herkenbare werkwijze.
Herkenbare uitdagingen in het onderwijs
Deze bedrijven vertrouwen op de oplossingen van Reflex Online
Hoe Reflex Online onderwijs ondersteunt
Elke sector heeft eigen ritmes, regels en bezoekers. Kies de uwe en zie hoe Reflex het dagelijkse regelwerk lichter maakt.
Studentafspraken online laten plannen
Met Reflex Appointment plannen studenten zelf een afspraak met bijvoorbeeld een studieadviseur, decaan of andere begeleider. Zij kiezen het afspraaktype, de locatie en een beschikbaar moment.
Via SURFconext loggen studenten veilig in met hun onderwijsaccount. De afspraak verschijnt direct in de agenda van de medewerker en de student ontvangt automatisch een bevestiging met praktische informatie. Zo hoeven informatiebalies en secretariaten minder afspraken handmatig af te stemmen.
Studenten en bezoekers digitaal laten aanmelden
Bij aankomst meldt een student zich aan via een digitale aanmeldzuil. Reflex haalt de afspraak op uit Reflex Appointment, Outlook, Google Calendar of Microsoft Bookings en informeert de studieadviseur dat de student in de wachtruimte zit.
De registratie geeft ook inzicht in te late aankomsten en no-shows. Voor externe bezoekers, leveranciers en gastdocenten kan een apart aanmeldproces worden ingericht.
Overleg- en spreekruimtes reserveren
Studenten en medewerkers reserveren vergader-, overleg-, project- en spreekruimtes vooraf of ter plaatse. Zij zoeken op beschikbaarheid, capaciteit en aanwezige faciliteiten.
Een Zaaldisplay naast de ruimte toont direct of deze vrij, gereserveerd of in gebruik is. Gebruikers reserveren een vrije ruimte, starten een geplande reservering of zoeken via het display een alternatief elders in het gebouw.
Werkplekken en voorzieningen reserveren
Met Reflex Workplaces bekijken medewerkers de beschikbare werkplekken per gebouw, verdieping of campus. Zij kiezen via een plattegrond een werkplek die past bij hun werkdag.
Ook andere gedeelde voorzieningen kunnen in de reserveringsomgeving worden opgenomen. Denk aan parkeerplaatsen, laptops, audiovisuele middelen of andere reserveerbare objecten die binnen de onderwijsinstelling worden gedeeld.
Bezetting en no-shows inzichtelijk maken
Een check-in via een Zaaldisplay, QR-code of NFC-tag bevestigt dat een ruimte of werkplek werkelijk wordt gebruikt. Blijft de check-in uit, dan geeft Reflex de reservering volgens de ingestelde regels weer vrij.
Rapportages tonen onder meer reserveringen, bezetting, no-shows, piekmomenten en gebruik per locatie, verdieping, ruimte of werkplek. Facility management gebruikt deze informatie bij keuzes over capaciteit en inrichting.
Verhalen vanuit onze klanten over hun op maat gemaakte oplossing
Room booking displays en bezoekersregistratie bij XXL Nutrition
“Het werkt zoals bedoeld. Voor ons geeft het rust: ruimtes zijn overzichtelijk geregeld en bezoekersregistratie is gewoon goed georganiseerd. Het grootste verschil zit in het gemak. Je ziet direct of een ruimte vrij is en kunt die ook meteen boeken. Dat voorkomt afstemming en gedoe.”
Guus van Nunen, COO
1.800 ruimtes en werkplekken reserveren bij Flynth
Met Reflex Online organiseert Flynth het reserveren en beheren van bijna 2.000 ruimtes en werkplekken. Via de systemen worden jaarlijks ongeveer 300.000 reserveringen verwerkt.
Minder zoeken, minder afstemmen en meer inzicht
Studenten plannen zelfstandig een afspraak en volgen bij aankomst een duidelijk aanmeldproces. De betrokken medewerker weet dat de student aanwezig is en krijgt beter inzicht in no-shows en het verloop van afspraken.
Studenten en medewerkers bekijken vooraf waar een geschikte overleg-, project- of spreekruimte beschikbaar is. Zaaldisplays tonen ter plaatse de actuele status en helpen gebruikers snel een alternatief te vinden.
Medewerkers reserveren daarnaast een werkplek of gedeelde voorziening op de locatie waar zij die dag werken. Facility management krijgt inzicht in reserveringen, daadwerkelijk gebruik, drukke momenten en verschillen tussen gebouwen en campussen.
Lees meer over Reflex Online
Maak ontmoeten binnen het onderwijs makkelijker
Breng het plannen van afspraken, digitaal aanmelden en het reserveren van ruimtes en werkplekken samen. Zo weten studenten en medewerkers waar ze moeten zijn en krijgt u meer inzicht in het gebruik van uw locaties.
- Afspraken plannen en studenten digitaal aanmelden
- Ruimtes, werkplekken en voorzieningen reserveren
- Inzicht in aanwezigheid, no-shows en daadwerkelijk gebruik
Afspraken, ruimtes en werkplekken overzichtelijk organiseren
Reflex helpt onderwijsinstellingen bij het plannen van studentafspraken, digitaal aanmelden en het reserveren van ruimtes, werkplekken en gedeelde voorzieningen.
Geschikt voor onder andere:
- Universiteiten
- Hogescholen
- Mbo-instellingen
- Voortgezet onderwijs
- Onderwijsinstellingen met meerdere campussen of vestigingen
Sluit u aan bij 300+ organisaties
Onderwijsinstellingen in heel Nederland gebruiken Reflex voor studentafspraken, digitale aanmelding en het reserveren van ruimtes, werkplekken en gedeelde voorzieningen.
- Eén herkenbare werkwijze voor studenten en medewerkers
- Geschikt voor meerdere gebouwen, campussen en faculteiten
- Aansluiting op onder meer Microsoft 365, Bookings en SURFconext
